El proceso plantea la reparación, captura digital y resguardo de casi 300 toneladas de expedientes, algunos de los cuales datan de hace 40 años

Villahermosa, Tab.- Por ser un imperativo de ley y un compromiso del presidente del Poder Judicial, Enrique Priego Oropeza, con los abogados de Tabasco, la digitalización del Archivo Judicial avanza con paso firme y sin pausa, como parte de una titánica modernización de los servicios de administración de justicia en favor de los justiciables.

Alicia Durán Reyes, administradora de Digitalización, informó que a la fecha se han organizado, restaurado y digitalizado más de 73 mil expedientes, gracias a la ardua labor de los servidores judiciales que han concluido la totalidad de los documentos de los juzgados primero, segundo, y tercero civiles del municipio de Centro y se encuentran en proceso de digitalizar los correspondientes a los juzgados cuarto y quinto civiles.

Recordó que a finales de 2019 inició este reto, gracias al apoyo decidido del magistrado Priego Oropeza, que no ha escatimado esfuerzos ni recursos para lograr la modernización de la institución y dar cumplimiento a la Ley de Archivos para el Estado de Tabasco, publicada el 16 de julio de 2020 en el Periódico Oficial del Estado y en vigor desde el 1 de enero de 2021.

Al poner en marcha los trabajos en aquella ocasión, el presidente del Tribunal Superior de Justicia y del Consejo de la Judicatura explicó que esta era una demanda de los abogados, pero también un imperativo que marca la ley, “y ya estamos cumpliendo. Mediante la implementación de la tecnología, los abogados van a tener mayor acceso, agilización y disponibilidad de la información que requieran del archivo”, al que tendrán acceso las partes interesadas, apuntó.

Ardua labor

Durán Reyes refirió que 51 trabajadores laboran en dos turnos, organizados en cuatro áreas, para ejecutar el proceso que inicia con la recepción de los paquetes, los cuales se limpian y revisan de acuerdo a la lista que les entregan y se verifica que estén completos.

Posteriormente se pasan al área de reparación donde se recortan las orillas, reparan las hoja rotas o muy deterioradas, ya que algunos tienen más de cuatro décadas y su desgaste es evidente. Concluido este proceso, los documentos pasan al área de digitalización donde se escanean hoja por hoja, detalló.

La funcionaria adscrita a la Oficialía Mayor agregó que la información se guarda en el sistema de gestión documental donde se capturan la carátula, nombre del actor, fecha y número de juicio. Con los datos, el sistema genera un índex con el que se valida que concuerde toda la información.

Por último, el expediente físico se emplaya y se le coloca un código Quick Response (QR) --esto es, códigos de barras capaces de almacenar información como un Localizador de Recursos Uniforme (URL, por sus siglas en inglés), correo electrónico o texto-- para su rápida localización, se regresa al archivo y se coloca en el orden que le corresponde.
Mencionó que en este proceso, supervisado regularmente por la oficial mayor, Gloria Guadalupe Ascencio Lastra, cada una de las cuatro áreas maneja metas que deben cumplir diariamente, aunque algunos procesos son más tardados que otros. Tan sólo este semestre se han trabajo aproximadamente siete mil 450 paquetes.

Alicia Durán sostuvo que con el cumplimiento de la normatividad el personal judicial, abogados y las partes involucradas en un juicio tendrán acceso y disponibilidad de los expedientes en forma más rápida, para reducir tiempos y costos tanto para el Tribunal Superior de Justicia como para quienes soliciten el servicio. “Va a ser más rápido y eficiente, no van a tener que esperar tiempo. Se va a evitar que tengan que hacer el oficio, venir, solicitarlo, que se busque en el archivo, porque en el momento que lo soliciten se les dará acceso”, señaló.

Jorge Martínez Pimentel, jefe del Archivo Judicial, indicó que anteriormente no se destinaban suficientes recursos a proyectos de esta envergadura y como no estaba publicado en la ley tal vez no consideraban prioritaria su preservación. No obstante, la administración del magistrado Enrique Priego ha proporcionado los medios materiales y el apoyo necesario para que las cosas se hagan y se hagan bien.

Manifestó que incluso se ha preocupado por que el personal se capacite. “El trabajo que se está haciendo ha servido como ejemplo para otras dependencias de gobierno que se han acercado para preguntar cómo se está haciendo el proceso de digitalización”, comentó.

Martínez Pimentel dijo que se ha avanzado a buen ritmo, pues esta es una labor que requerirá tiempo. De acuerdo a algunos cálculos el archivo podría contener unas 300 toneladas de documentos, sin contar los expedientes que a diario se reciben de los juzgados y que tendrán que ser digitalizados.

Expuso que para darse una idea en cada uno de los seis juzgados civiles del municipio de Centro diariamente se generan de 15 a 20 demandas. Esto es, unas 200 demandas entre los seis juzgados civiles, siete juzgados familiares y el juzgado de oralidad mercantil con jurisdicción para todo el estado. El objetivo es estar al día y ya se está en proceso, estableció.

Subrayó que algunos piensan que la Ley de Archivos para el Estado de Tabasco está hecha como para países europeos que destinan muchos recursos, “pero aquí también se pueden hacer bien las cosas y lo primordial de la ley es que se preserven estos documentos, entre los que hay archivos muy interesantes”.

De esta manera, con la digitalización de su acervo, el Poder Judicial de Tabasco avanza en su transformación en beneficio de los usuarios de servicios.

CD/GL